Legal

La presente política tiene por objeto informar los principios generales del sistema interno de información de dinahosting (en adelante, SII), y aprobar el procedimiento de gestión de informaciones de conformidad con el artículo 9 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, la Ley 2/2023).
• Ámbito de aplicación
Esta política se aplicará a las personas que informen sobre infracciones normativas (en adelante, persona informante o informante) de conformidad con el ámbito de aplicación material y personal definido en los artículos 2 y 3 de la Ley 2/2023.
• Sistema Interno de Información
El Sistema interno de información abarca tanto el canal, entendido como vía o medio para recepción de la información, como el Responsable del Sistema y el procedimiento, y posibilita la presentación de informaciones de conformidad con el artículo 7 de la Ley 2/2023.
El SII está diseñado, establecido y gestionado de una forma segura, de modo que se garantice la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado.
• Responsable del sistema
El órgano de administración de dinahosting designó como Responsable del SII al Comité de Ética, órgano colegiado formado por los Directores de los Departamentos de Administración, Técnico y Programación.
El Comité de Ética desarrollará sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la entidad, no podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio, y deberá disponer de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo.
Los acuerdos del Comité de Ética se adoptarán por la mayoría de los votos.
Las facultades de gestión del SII y de investigación se delegarán en uno de sus miembros, que será considerado gestor delegado.
La delegación podrá realizarse en favor de distintos gestores delegados en función de las informaciones recibidas y los expedientes tramitados. El gestor delegado debe dar cuenta al resto de miembros de las actuaciones llevadas a cabo y de cualquier información que le soliciten estos.
• Procedimiento de gestión
A. Principios esenciales
Son principios esenciales del procedimiento de gestión:
- La confidencialidad de la identidad de la persona informante y de cualquiera tercero mencionado en la comunicación, así como de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, y de las informaciones recibidas;
- El respeto a las disposiciones sobre protección de datos de conformidad con el título VI de la Ley 2/2023, de 20 de febrero;
- El respeto a la presunción de inocencia y a la honra de las personas afectadas, y
- La protección integral de la persona informante
B. Presentación de comunicaciones: Canal ético. Acuse de recibo.
El canal ético permite presentar las comunicaciones de conformidad con el artículo 7 de la Ley 2/203.
En todos los casos, tras enviarse la comunicación, se generará uno acuse de recibo en pantalla con el identificador único de la comunicación y a contraseña alfanumérica asociada, y se registrará la comunicación en el Registro Interno de Comunicaciones (en adelante, RIC). Estos datos permiten a la persona informante acceder a la sección “consulta” del canal ético.
En caso de que la persona informante haya proporcionado un domicilio o correo electrónico para notificaciones, se enviará el acuse de recibo de la comunicación al informante, en el plazo de siete días naturales siguientes a su recepción, salvo que eso pueda poner en peligro a confidencialidad de la comunicación. No se podrá remitir dicho acuse de recibo si la persona informante no proporciona los citados datos.
Cuando la comunicación sea remitida por otros canales diferentes al canal ético o a miembros del personal no responsables de su gestión, se remitirá inmediatamente por el receptor de la comunicación al Responsable del SII, garantizándose en todo momento la confidencialidad de la información recibida, quien se encargará de registrar la comunicación en el RIC.
C. Admisión, investigación y resolución
Al registrarse la comunicación en el RIC, el Comité de Ética evaluará la admisibilidad de la comunicación y procederá a designar la persona gestora que se encargará de gestionar el expediente e investigar los hechos comunicados (en adelante, gestor delegado o persona gestora).
El RIC estará contenido en una base de datos segura y de acceso restringido exclusivamente a las personas que constan en el artículo 32 de la Ley 2/2023, en la que se registrarán todas las comunicaciones recibidas con los siguientes datos: fecha de recepción, código de identificación, contenido de la comunicación, actuaciones desarrolladas, medidas adoptadas y fecha de cierre.
El Comité de Ética no admitirá aquellas comunicaciones que:
- Estén fuera del ámbito de aplicación de la Ley 2/2023.
- Se refieran a hechos que carezcan de toda verosimilitud o sean infundados
- Carezcan manifiestamente de fundamento o existan, a juicio del Responsable del Sistema, indicios racionales de obtenerse mediante la comisión de un delito. En este último caso, además de la inadmisión, se remitirá al Ministerio Fiscal relación circunstanciada de los hechos que se estimen constitutivos de delito.
- No contengan información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior respeto de la cual concluyeron los correspondientes procedimientos, a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o de Derecho que justifiquen un seguimiento distinto.
Una vez admitida la comunicación, comenzará la investigación por parte de la persona gestora, quien podrá comunicarse con la persona informante o solicitarle información adicional a través de la sección “Consulta” del canal ético. En caso de que la persona informante haya proporcionado un domicilio o correo electrónico para notificaciones, se enviará un aviso a la persona informante a través de los mismos.
Todo el procedimiento respetará la presunción de inocencia y el honor de las personas afectadas, las cuales tienen derecho la que se les informe de las acciones u omisiones que se les atribuyen, y a ser oídas en cualquier momento. La comunicación de estos derechos tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación.
La investigación comprenderá todas aquellas actuaciones encaminadas a comprobar la veracidad de los hechos relatados, y quedará constancia de las mismas en el RIC. Tanto los actos de comunicación como las entrevistas, y demás actos de investigación, se realizarán con la máxima discreción posible, con la finalidad de preservar el secreto de las actuaciones, preservando la identidad del informante, de terceros y de afectados, y, en todo caso, garantizando la confidencialidad de las informaciones.
Cuando los hechos comunicados pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito, se remitirá la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato. En caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
Concluidas las actuaciones, el Responsable del Sistema emitirá un informe, que se adoptará por mayoría simple de sus miembros, e informará a la persona informante sobre la conclusión del procedimiento, en la medida en que este identificado y proporcionase el domicilio o correo electrónico para notificaciones.
El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación no será superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, a tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, que podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
D. Consulta
La persona informante puede consultar el estado de tramitación de la comunicación presentada, y proporcionar información adicional, a través de la sección “consulta” del canal ético. La persona gestora podrá comunicarse o solicitar información adicional a la persona informante a través de esta sección.
Para acceder a esta sección, la persona informante deberá introducir el identificador único y a contraseña alfanumérica asociados a la comunicación presentada.
• Canales externos
La persona informante será informada sobre la posibilidad de presentar la comunicación en los canales externos de las autoridades competentes y de las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea, las cuales pueden consultarse en la siguiente dirección electrónica: Canales externos.
• Protección de datos
Los tratamientos de datos personales que deriven de la aplicación de la Ley 2/2023 son lícitos en virtud de lo dispuesto por el artículo 6.1.c) del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (en adelante, RGPD), y se rigen por lo dispuesto en el RGPD, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos personales y Garantía de los Derechos Digitales (en adelante, LOPDGDD), y en el título VI de la Ley 2/2023.
En el momento de la presentación de la comunicación se informará a la persona informante sobre el tratamiento de sus datos personales de conformidad con los artículos 12 y 13 del RGPD, y sobre que su identidad será en todo caso reservada y no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros. Respecto de los terceros que intervengan de alguna manera en el procedimiento, se les proporcionará la información sobre el tratamiento de sus datos personales en el momento de la dicha intervención.
La persona a la que se refieran los hechos relatados no será en ningún caso informada de la identidad del informante. La identidad de la persona informante será en todo caso reservada y no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros. La identidad del informante solo podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora en los términos previstos en el artículo 33 de la Ley 2/2023.
El acceso a los datos personales contenidos en el SII está limitado, dentro del ámbito de sus competencias y funciones, exclusivamente las personas identificadas en el artículo 32 de la Ley 2/2023.
En ningún caso serán objeto de tratamiento los datos personales que no sean necesarios para el conocimiento e investigación de la comunicación, procediéndose, en su caso, a su inmediata supresión, y si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida. Asimismo, se suprimirán todos aquellos datos personales que se puedan comunicar y que se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023.
Si la información recibida contuviera datos personales incluidos dentro de las categorías especiales de datos, se procederá a su inmediata supresión, sin que se proceda al registro y tratamiento de los mismos.
Las personas interesadas podrán ejercer los derechos a que se refieren los artículos 15 a 22 del RGPD. Sin embargo, en caso de que la persona a la que se refieran los hechos relatados en la comunicación o a la que se refiera la revelación pública ejerciera el derecho de oposición, se presumirá que, salvo prueba en contrario, existen motivos legítimos imperiosos que legitiman el tratamiento de sus datos personales.
Los datos personales relativos a las informaciones recibidas y a las investigaciones internas realizadas solo se conservarán durante el período que sea necesario y proporcionado a efectos de cumplir con la Ley 2/2023. En ningún caso se conservarán datos por un período superior a diez años.
Si se acredita que la información facilitada o parte de ella no es veraz, se procederá a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.
Si recibida la comunicación se constatara que no procede iniciar una investigación sobre los hechos informados, o si transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación no se iniciaron actuaciones de investigación, se procederá a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema. Las comunicaciones a las que no se dio curso solo constarán de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la LOPDGDD.

Última actualización: 1-12-2023